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Informativa sul trattamento dei dati personali

Sito Web

Ai sensi dell'art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e del D.lgs. 196/2003, la informiamo di quanto segue in relazione al presente sito web, raggiungibile all'URL https://shonin.ai (il "Sito").

1. Titolare del trattamento e Data Protection Officer

Il titolare del trattamento dei suoi dati personali è SF S.r.l., con sede a Reggio Emilia, via Emilia all'Ospizio n. 16, P. IVA: 02931930354, e-mail: info@polarity.dev, pec: soluzionifuturasrl@pec.it. Il Data Protection Officer (o Responsabile della Protezione dei Dati) è contattabile via e-mail all'indirizzo dpo@polarity.dev.

2. Finalità del trattamento e Base giuridica

I suoi dati personali saranno trattati per le seguenti finalità e relative basi giuridiche:

Consentire la corretta fruizione del Sito. La base giuridica è identificata, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b) e f) del GDPR, nella necessità di eseguire un contratto di cui lei è parte e di perseguire un legittimo interesse del titolare del trattamento.
Gestire le comunicazioni e le richieste effettuate tramite e-mail, telefono e il form contatti del Sito. La base giuridica è identificata, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR, nella necessità di eseguire un contratto di cui Lei è parte o una misura precontrattuale su sua richiesta.
Gestire le comunicazioni tramite chatbot del Sito basato su sistema di Intelligenza Artificiale di tipo Large Language Model, specificamente istruito per fornire agli utenti informazioni sull'offerta di SF S.r.l. e fissare incontri conoscitivi. La base giuridica è identificata, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR, nella necessità di eseguire un contratto di cui lei è parte.
Rispettare tutti gli obblighi incombenti sul titolare previsti dalla normativa vigente. La base giuridica è identificata, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR, nella necessità di adempiere a un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento.
Difendere un diritto in sede giudiziaria o dinanzi autorità esercenti funzioni giurisdizionali. La base giuridica è identificata, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR, nella necessità di perseguire un legittimo interesse del titolare del trattamento.

Il conferimento dei dati personali, pur non essendo un obbligo di legge, è necessario, in relazione a taluni dati personali relativi a cookie tecnici, ai fini del funzionamento del Sito, secondo la finalità a); pertanto, l'eventuale rifiuto o mancato conferimento potrebbe comportare l'impossibilità di fruire correttamente del presente sito web.

Analogamente, in relazione alla finalità b) e c), i dati personali, pur non essendo obbligatori, sono necessari ai fini di un corretto riscontro alla comunicazione o alla richiesta di appuntamento; pertanto, l'eventuale rifiuto o mancato conferimento potrebbe comportare l'impossibilità di fornire idoneo riscontro alla comunicazione o alla richiesta di appuntamento.

In ogni caso, conferendo i Suoi dati personali per qualsiasi delle suindicate finalità al titolare del trattamento, quest'ultimo potrà trattare tali dati per l'adempimento di obblighi di legge e per perseguire il proprio legittimo interesse di tutela di un proprio diritto in sede giudiziaria o dinanzi autorità giurisdizionali, ai sensi delle finalità d) ed e).

3. Modalità del trattamento

I dati saranno trattati con strumenti elettronici, digitali, informatici, telematici, nel pieno rispetto delle norme di legge, secondo principi di liceità e correttezza. Esclusivamente in relazione alla finalità c) il trattamento contempla un processo decisionale automatizzato sui dati personali: il chatbot IA è basato su un Large Language Model, attualmente fornito da AWS Bedrock con modello Claude 4.0, debitamente istruito al fine di fornire all'utente risposte automatiche informative su SF S.r.l. e sui servizi da quest'ultima offerti. Il bot può condurre l'utente a richiedere la fissazione di un appuntamento con SF S.r.l., ma è in ogni caso esclusa la stipulazione di qualsiasi contratto di servizi.

4. Destinatari dei dati

I dati personali saranno trattati dai dipendenti e/o collaboratori di SF S.r.l., debitamente autorizzati, istruiti e formati. Potranno inoltre trattare i dati per conto di SF S.r.l. soggetti terzi fornitori di servizi IT, appositamente nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR. Infine, i dati personali potrebbero essere comunicati ad autorità giudiziarie o amministrative, per l'adempimento degli obblighi di legge o in caso di contenziosi. I dati personali non saranno trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

5. Conservazione dei dati

I Suoi dati saranno conservati, in relazione a ciascuna finalità, per i seguenti periodi:

i dati raccolti per permettere la corretta e funzionale navigazione sul Sito, per compiere analisi statistiche sulla navigazione e per migliorare l'esperienza utente sul Sito, sono conservati secondo la durata sottoindicata in relazione ai cookie;
i dati raccolti per gestire le richieste effettuate a mezzo e-mail, telefono, e/o tramite i form o il chatbot IA del Sito sono conservati fino all'esaurimento della richiesta o, eventualmente, per un periodo più lungo, se connessi ad altre finalità che prevedano una conservazione più duratura (ad esempio: prestazione di un servizio a seguito di fissazione di appuntamento);
i dati raccolti per l'adempimento di obblighi di legge sono conservati per il tempo necessario previsto dalle disposizioni di legge o regolamento;
i dati raccolti per la difesa di diritti in sede giudiziaria sono conservati fino al termine di prescrizione del diritto da far valere o, laddove fosse avviato un procedimento giudiziario, fino alla conclusione definitiva dello stesso.

6. Diritti dell'interessato

Lei ha diritto di:

revocare, in qualsiasi momento, il consenso fornito, in relazione alle attività di trattamento di cui esso rappresenti la base giuridica, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca (art. 7 GDPR);
in relazione al chatbot IA, ottenere l'intervento umano da parte di SF S.r.l., di esprimere la propria opinione e di contestare gli output del sistema (art. 22 GDPR);
accedere ai dati personali per conoscere le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali raccolti, i destinatari della comunicazione dei dati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali, il periodo di conservazione dei dati previsti (diritto di accesso, art. 15 GDPR);
ottenere la rettifica, la modifica e l'aggiornamento dei dati (diritto di rettifica, art. 16 GDPR);
diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali, qualora questi non siano più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti e qualora non sussistano ulteriori necessità legali di conservazione (diritto di cancellazione, art. 17 GDPR);
richiedere la limitazione del trattamento (diritto di limitazione, art. 18 GDPR);
richiedere i propri dati personali trattati con mezzi automatizzati, in forza di contratto o sulla base del consenso (diritto di portabilità, art. 20 GDPR);
diritto di fare opposizione al trattamento per motivi connessi alla situazione particolare dell'interessato (diritto di opposizione, art. 21 GDPR); in tal caso, ci si asterrà dal trattare ulteriormente i dati salvo che l'interessato dimostri l'esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento (ad esempio, per la difesa dei diritti in sede giudiziaria).

Lei può esercitare ciascuno dei suddetti diritti, scrivendo a SF S.r.l. ai recapiti sopra indicati.

Infine, lei avrà il diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la Protezione dei dati personali ai sensi dell'art 77 del GDPR: www.gpdp.it.

Information on the processing of personal data

Website

Pursuant to art. 13 of Regulation (EU) 2016/679 ("GDPR") and Legislative Decree 196/2003, we inform you of the following regarding this website, accessible at the URL https://shonin.ai (the "Site").

1. Data Controller and Data Protection Officer

The data controller of your personal data is SF Srl, with headquarters in Reggio Emilia, Via Emilia all'Ospizio nr 16, VAT number: 02931930354, email: info@polarity.dev, certified email: soluzionifuturasrl@pec.it. The Data Protection Officer (or Data Protection Officer) can be contacted by email at dpo@polarity.dev.

2. Purpose of processing and legal basis

Your personal data will be processed for the following purposes and related legal bases:

To enable proper use of the Site. The legal basis is identified, pursuant to art. 6, paragraph 1, letters b) and f) of the GDPR, as the need to perform a contract to which you are a party and to pursue a legitimate interest of the data controller.
Manage communications and requests made via email, telephone, and the Site's contact form. The legal basis, pursuant to Art. 6, paragraph 1, letter b) of the GDPR, is the need to perform a contract to which you are a party or to take pre-contractual measures at your request.
Manage communications via the Site's chatbot, which is based on a Large Language Model-type Artificial Intelligence system, specifically trained to provide users with information on the offers of SF S.r.l. and arrange introductory meetings. The legal basis for this is the need to perform a contract to which you are a party, pursuant to Art. 6, paragraph 1, letter b) of the GDPR.
Comply with all obligations incumbent on the data controller under applicable law. The legal basis is identified, pursuant to Art. 6, paragraph 1, letter c) of the GDPR, as the need to fulfill a legal obligation to which the data controller is subject.
Defend a right in court or before authorities exercising judicial powers. The legal basis is identified, pursuant to Art. 6, paragraph 1, letter f) of the GDPR, as the need to pursue a legitimate interest of the data controller.

The provision of personal data, although not a legal requirement, is necessary, in relation to certain personal data relating to technical cookies, for the functioning of the Site, according to purpose a); therefore, any refusal or failure to provide such data could make it impossible to use this website correctly.

Similarly, in relation to purposes b) and c), personal data, while not mandatory, is necessary for a proper response to the communication or appointment request; therefore, any refusal or failure to provide it could make it impossible to provide an adequate response to the communication or appointment request.

In any case, by providing your personal data for any of the aforementioned purposes to the data controller, the latter may process such data to fulfill legal obligations and to pursue its legitimate interest in protecting its rights in court or before judicial authorities, pursuant to purposes d) and e).

3. Treatment methods

The data will be processed using electronic, digital, IT, and telematic tools, in full compliance with the law, according to the principles of lawfulness and fairness. Exclusively in relation to purpose c), the processing involves an automated decision-making process involving personal data: the AI chatbot is based on a Large Language Model, currently provided by AWS Bedrock with the Claude 4.0 model, duly trained to provide the user with automatic informational responses about SF Srl and the services it offers. The bot may direct the user to request an appointment with SF Srl, but, in any case, the stipulation of any service contract is excluded.

4. Data recipients

Personal data will be processed by SF Srl employees and/or collaborators, duly authorized, trained, and instructed. Third-party IT service providers, specifically appointed as Data Processors pursuant to Art. 28 of the GDPR, may also process data on behalf of SF Srl. Finally, personal data may be disclosed to judicial or administrative authorities to fulfill legal obligations or in the event of disputes. Personal data will not be transferred outside the European Economic Area.

5. Data retention

Your data will be retained, in relation to each purpose, for the following periods:

the data collected to enable correct and functional navigation on the Site, to perform statistical analyses on navigation and to improve the user experience on the Site, are stored for the duration indicated below in relation to cookies;
The data collected to manage requests made via email, telephone, and/or via the forms or the Site's AI chatbot are retained until the request is fulfilled or, where applicable, for a longer period, if connected to other purposes that require longer-term retention (for example: provision of a service following an appointment);
the data collected for the fulfillment of legal obligations are retained for the time necessary for the provisions of the law or regulation;
The data collected for the defense of rights in court are retained until the statute of limitations of the right to be asserted expires or, if legal proceedings are initiated, until their definitive conclusion.

6. Rights of the interested party

You have the right to:

revoke, at any time, the consent given, in relation to the processing activities for which it represents the legal basis, without prejudice to the lawfulness of the processing based on the consent given before the revocation (Art. 7 GDPR);
in relation to the AI chatbot, obtain human intervention from SF S.r.l., to express your opinion and to contest the system's outputs (Art. 22 GDPR);
access personal data to learn the purposes of the processing, the categories of personal data collected, the recipients of the data disclosure, in particular if recipients are in third countries or international organizations, and the expected data retention period (right of access, Art. 15 GDPR);
obtain the rectification, modification, and updating of data (right of rectification, Art. 16 GDPR);
right to obtain the erasure of personal data if they are no longer necessary for the purposes for which they were collected and if there are no further legal requirements for their retention (right to erasure, Art. 17 GDPR);
request restriction of processing (right to restriction, Art. 18 GDPR);
request your personal data processed by automated means, pursuant to a contract or based on consent (right to data portability, Art. 20 GDPR);
The right to object to processing for reasons related to the data subject's particular situation (right to object, Art. 21 GDPR); in this case, we will refrain from further processing the data unless the data subject demonstrates compelling legitimate grounds for the processing (for example, for the defense of legal claims).

You may exercise any of the above rights by writing to SF Srl at the addresses indicated above.

Finally, you will have the right to lodge a complaint with the Italian Data Protection Authority pursuant to Article 77 of the GDPR: www.gpdp.it.